Organizando a festa infantil

É tanta coisa para pensar, tantos detalhes... Mas com organização e planejamento tudo irá sair perfeito, feito com carinho fazendo a alegria dos aniversariantes em comemorar uma data tão especial.

Seja simples, só um bolinho, na escola, na casa da vovó, no buffet... o importante é comemorar!

Mãos à obra, pensamentos processando e... anotem aí como fazer uma festa infantil pelo passo a passo que preparei:

Por Tati Souza

Check list:

organização
tema da festa
lista convidados
convites
local, data e horário
comes e bebes
lembranças

8. decoração

9. aluguel brinquedos

10. equipe

11. músicas

12. fotos, vídeos

13. roupa aniversariantes

14. roteiro festa

1) A Organização

Quanto antes começar a organizar melhor, assim fará as coisas com mais “calma” e “tempo”.

Faça uma lista com tudo o que gostaria que tivesse na festa, e faça uma avaliação de qual é sua disponibilidade financeira, quais são as datas preferenciais e locais possíveis para realização da festa. Se for organizar a festa pessoalmente, avalie quem poderá lhe ajudar e crie um sistema para que no dia do evento você não fique totalmente comprometida com a festa, e deixe de dar atenção aos convidados e principalmente ao seus filhos.

2) Tema da festa

É fundamental que a escolha do Tema da festa seja feita antes de qualquer outra coisa, pois os passos seguintes dependerão dessa escolha. O que determina a escolha do tema depende principalmente do gosto da criança, do sexo e da idade. Caso a criança tenha menos de dois anos, é importante observar seus gostos e fazer a escolha por ela. IMPORTANTE: Antes de conversar com a criança sobre o tema, faça uma avaliação dos temas disponíveis no mercado e faça a criança escolher entre eles, pois isso evitará frustrações caso o tema escolhido não esteja disponível.

3) Lista de convidados

Fazer uma lista de convidados parece uma tarefa fácil, mas não é. Geralmente queremos chamar todo mundo, e ficamos até com medo de esquecer de alguém. Faça você uma lista e peça para outra pessoa da família fazer também, assim poderá fazer comparativos e ver se não esqueceu ninguém. Com a lista feita você saberá qual o tamanho da festa e quanto espaço vai precisar.

Faça uma lista com 2 colunas: adultos e crianças (mencionar a idade). Estas informações são úteis para cálculos de bebidas, alimentos, lembrancinhas, tipo de brinquedos e brincadeiras, e etc., além disso, caso a festa seja em Buffet existe uma economia, pois, geralmente o buffet não cobram para algumas idades das crianças. Após ter feito a lista considere que aproximadamente 15% das pessoas deixarão de ir à festa.

4) Convites

O convite pode ser feito por você mesma. Na internet há muitos modelos prontos. É só copiar a imagem e abrir nos simples programas Paint ou Word, incluir as descrições de data, local e nome das crianças e mandar para a gráfica imprimir. Distribua os convites com pelo menos 1 mês de antecedência.

Hoje em dia para festas de aniversários nem vale a pena gastar muito em convites, pois as pessoas jogam fora depois. Mas você pode usar a criatividade e mandar fazer algum convite que dê para guardar... como por exemplo com a foto dos seus filhos, ou com algum item de lembrança junto. Se puder crie evento no facebook ou mande mensagens para seus convidados para que eles confirmem com pelo menos 15 dias de antecedência.

5) Local, data e horário

Para escolher a data do evento e o horário, leve em consideração os itens abaixo:

Idade dos convidados: Pessoas de idade e crianças não toleram eventos após as 22hs. Além disso, precisa verificar se haverá convidados com locomoção reduzida, o que precisaria ser um local sem escadas, por exemplo;
Horário dos espaços: Busque horários e datas alternativos. Os preços podem ser bem menores em buffet.
Festa de Fim De Semana: As festas de fim de semana geralmente têm um maior número de pessoas.
Festas Durante a Semana: Nestas festas geralmente o número de convidados se mantém, pois, muitos têm compromissos. Nestas festas ou em feriados prolongados o número de convidados que comparecem é menor.
LOCAL certo: Se sua lista de convidados for grande é bom pensar em um local próprio para festa como salão de festa ou Buffet, se for pequena só para os mais íntimos é melhor fazer em casa. O local deverá ser adequado ao numero de convidados, banheiros apropriados; Fraldário; Acessibilidade para deficientes ou idosos (se houver); Localização de fácil acesso para ônibus e automóveis, estacionamento.
LOCAL EM CASA: Você terá um evento menos formal, mais familiar e mais barato, contudo é necessário verificar a comodidade dos convidados, a disponibilidade de mesas e cadeiras, espaço, etc., também é importante verificar as possibilidades de estacionamento na rua de sua casa para não criar desconforto aos convidados, e/ ou problemas com os vizinhos. Quanto mais espaço disponível, melhor será o clima da festa. Se a comemoração for ao ar livre, é sempre melhor prever chuva e deixar preparada cobertura ou local alternativo.
LOCAL NO BUFFET: Se você deseja fazer a festa num buffet infantil, é importante definir o local com pelo menos 6 meses de antecedência. Antes de escolher o local, visite o mesmo e verifique se o mesmo tem condições para receber as crianças convidadas. E principalmente, peça indicações de seus amigos e familiares.
LOCAL NA ESCOLINHA: As festas realizadas no interior da escola são as mais econômicas, pois, o número de convidados se restringe as crianças sem a presença dos pais, ou irmãos. Pode substituir o almoço ou recreio. Mas é necessário saber da escola o que é permitido pelo regulamento da mesma, essas festas tem pequena duração.

6) Cálculo de comida e bebida

Lembre-se sempre de comprar refrigerantes diet para pessoas que não possam consumir açúcar e suco para aquelas que não bebem refrigerantes.

Nunca se esqueça de disponibilizar água, principalmente após servir os docinhos e o bolo.

ATENÇÃO: Normalmente, bebidas alcoólicas não são servidas em festa infantil, mas caso você queira servir cerveja para os adultos, a quantidade é de 3 copos (200 ml) por pessoa. Devem ser calculados 100 gramas de bolo por convidado, 3 copos por pessoa ou para cada 2 litros de refrigerante 12 copos de 200 ml, 5 a 10 guardanapos de papel (grande) por pessoa ou 10 a 15 guardanapos de papel (pequeno) por pessoa ou ainda para 500 salgadinhos use 10 pacotes de 50 unidades. Devem ser calculados para talheres e pratos, 20% a mais do que o número de convidados, para cada momento: entrada, refeição e sobremesas.

7) Lembrancinhas

As lembrancinhas são indispensáveis nas festas infantis, pois as crianças esperam levar algo para casa. Sucesso garantido entre as crianças são as caixinhas ou sacolinhas surpresa, preenchidas com um brinquedinho, doces, balas, chocolates, etc.

Dica Legal: acrescente 12% a mais de lembrancinhas na compra, para o caso de convidados inesperados.

Há muitas empresas especializadas em fazer lembrancinhas, mas você mesma pode fazer, e não é precisa ter muitos conhecimentos neste assunto.

8) Decoração: A decoração pode ser feita por você, pelo Buffet ou por uma empresa de decoração contratada à parte. Tudo dependerá do seu bolso e do seu tempo. Hoje há muitos kits de decoração prontos nas casas de festas que valem a pena para uma decoração simples e sem muito gasto.

9) Brinquedos: Os brinquedos devem ser contratados de acordo com a idade dos convidados. Em buffet infantil nem precisa se preocupar com isto, mas se for em salão de festas ou em casa, vale a pena ter algum brinquedo para que as crianças se distraiam. Caso não tenha como pagar por isso, ou não tenha espaço suficiente, use a imaginação. Coloque um edredon ou um tapete em EVA no chão e jogue alguns brinquedinhos, livrinhos, massinhas, kit pintura, etc.. Com certeza a criançada vai amar.

10) Equipe de trabalho

1 garçom para cada 25/30 pessoas.

Animamadores para a festa, é um animador para cada 15 crianças.

Personagens também é uma ideia ótima

11) Som e Trilha Sonora

Recomenda-se músicas suaves, para que as crianças possam brincar com tranquilidade e os adultos consigam conversar. Não necessariamente, por ser uma festa infantil, deve haver só músicas infantis, mas é bom se atentar aos tipos de músicas que serão colocadas nas festas. Você também pode deixar alguma TV com desenhos passando ao decorrer da festa.

12) Fotos, vídeos, filmagens e telões: Faça no mínimo três orçamentos em Foto e Filmagem. Se decidir por exibir vídeos em um telão verifique se o local da festa possui infraestrutura e instalações adequadas, caso contrário é possível locar ou até negociar como a equipe de filmagem. Fazer a retrospectiva histórica e fotográfica em forma de vídeo é muito legal e cria um clima de emoção e volta ao passado. Se quiser economizar também poderá levar a sua televisão para a passagem a retrospectiva . Você também pode colocar fotos de mês a mês em uma parede, tipo uma retrospectiva, assim também poderá economizar com telões, retrospectivas e ganhará mais tempo.

13) Roupa da aniversariante: Tem que ser confortável, para que ela possa também se divertir sem ficar incomodada. O ideal é ter duas opções, pelo menos, uma para eles brincarem, e outra para as fotos e o parabéns. Para que a criança se sinta parte da festa, sua roupa pode estar de acordo com o tema da festa. Ou nas cores do evento. O objetivo central do evento e a felicidade da criança, por isso a roupa pode ser uma brincadeira a parte. Na hora do parabéns você pode colocar a roupa de princesa, por exemplo.

14) Roteiro da festa: O roteiro de qualquer festa é muito importante, numa festa infantil não é diferente, é de suma importância para o sucesso do evento, por isso deve ser bem elaborado para que tudo seja feito na ordem certa e uma “atração” não sobreponha a outra, fazendo que todos aproveitem ao máximo. O roteiro pode ser dividido em partes, de acordo com as horas que irá durar a festinha. A questão horário é muito importante, pois os Buffets ou espaços alugados estipulam um número determinado de horas para cada evento. Outros locais, como alguns salões de festas de condomínios tem a hora do silêncio, e a partir de determinada hora a festinha já tem que ter acabado, sem contar com os profissionais que precisam saber que hora irão se apresentar, pois podem ter outros serviços no mesmo dia. Converse com todos os envolvidos para que não aconteçam eventualidades, e pergunte a cada animador quanto dura o show para poder colocar no seu roteiro de modo que não fique um vazio na festinha.

Normalmente uma festa de aniversário de criança dura cerca de 4 horas, então anote tudo que irá acontecer na festinha, todas as “atrações” como animações, teatro, mágicos, palhaços, aparição de personagens e é claro parabéns, e divida pelas horas, mas lembrando que nem todos os convidados chegam no horário marcado, com exceção das festinhas feitas na escola para as crianças.

Veja um exemplo de como fazer o roteiro de festa de aniversário que esteja marcado para iniciar às 16 horas: